Depotbuchungen importieren und Wertpapier- sowie Cashbestände abstimmen

Beginnen Sie mit einem klaren Endstichtag und sammeln Sie für jedes Depot die Abrechnungen und Kontobewegungen bis zu diesem Datum. Notieren Sie Wertpapierbestand und verfügbares Guthaben getrennt. Wenn die Software schon frühere Buchungen enthält, importieren Sie nicht ungeprüft den gesamten Zeitraum erneut. Ein Abgleich von Startbestand, Bewegungen und Endbestand zeigt, welche Lücke tatsächlich geschlossen werden muss.

Bewahren Sie pro Vorgang eine eindeutige Referenz auf, etwa Abrechnungsnummer oder die Kombination aus Institut, Wertpapierkennung, Buchungsart, Datum und Betrag. Die ISIN identifiziert ein Wertpapier, aber nicht eine einzelne Transaktion. Zwei Käufe derselben ISIN am selben Tag können legitime getrennte Vorgänge sein; umgekehrt kann derselbe Kauf in mehreren Kontoauszügen erscheinen. Nutzen Sie deshalb mehrere Merkmale und die Abrechnung als Beleg statt allein den Namen des Wertpapiers.

Bei Importdateien zählen auch Spaltenmapping, Dezimalzeichen, Trennzeichen und Codierung. Beim Import kann ein Datum als Text, ein Dezimalbetrag mit Komma als zwei Felder oder ein Minuszeichen als Teil des Texts eingelesen werden. Kontrollieren Sie die Vorschau an einer Zeile mit Nachkommastellen und Umlauten, bevor Sie den ganzen Zeitraum übernehmen.

Kauf und Verkauf: Stimmen Sie Stückzahl und Kurs mit der Wertpapierabrechnung ab. Bei einer passenden Preisnotierung je Stück gilt als Rechenkontrolle: Bruttowert = Menge × Kurs. Beispielsweise ergeben 12 Stück zu 25 Euro je Stück einen Bruttowert von 300 Euro; Gebühren und Steuern erklären den Unterschied zum tatsächlich belasteten oder gutgeschriebenen Betrag. Bei Teilstücken sind Dezimalstellen wichtig. Eine gerundete Stückzahl verändert später sowohl Bestand als auch Rendite.

Dividenden und sonstige Erträge: Erfassen Sie den Ertrag und den realen Zahlungseingang passend zur Währung. Bei einer Nettogutschrift muss sichtbar bleiben, welche Abzüge in der Abrechnung ausgewiesen sind. Eine Ausschüttung ist weder zusätzlicher Wertpapierbestand noch ein externer Mittelzufluss des Anlegers.

Gebühren und Steuern: Sie können Teil einer Kauf- oder Verkaufsabrechnung sein oder separat abgerechnet werden. Eine separat gebuchte Belastung darf nicht zusätzlich in derselben Transaktion ein zweites Mal als Gebühr auftauchen. Rückerstattungen gehören als Gutschrift zur jeweiligen Art und sollten nicht den ursprünglichen Kaufkurs willkürlich verändern.

Ein- und Auszahlungen: Externes Geld bewegt sich zwischen Anleger und Depot. Interne Transfers zwischen zwei erfassten Konten ändern die Gesamtliquidität nicht. Splits: Eine Kapitalmaßnahme verändert die Stückzahl und den rechnerischen Kurs, ohne dass automatisch ein Kauf oder Verkauf stattfindet. Stimmen Sie die neue Stückzahl mit der Depotmitteilung und dem Wirksamkeitsdatum ab.

Der Handelstag bezeichnet, wann der Auftrag ausgeführt wurde; das Valutadatum, wann die Zahlung auf dem Konto verrechnet wird. Je nach Auswertung kann ein Programm eines oder beide Daten führen. Verwenden Sie die von der Abrechnung ausgewiesenen Daten konsistent und vermischen Sie sie nicht beim Abgleich verschiedener Institute. Dadurch können temporäre Unterschiede zwischen sichtbarer Position und Cashsaldo entstehen, besonders rund um Abrechnungstage.

Bei einer Fremdwährungstransaktion gehören Wertpapierwährung, Kontowährung, tatsächlich belasteter Betrag und verwendeter Umrechnungskurs in denselben Belegabgleich. Wenn die Abrechnung die Umrechnung nennt, ist dieser konkrete Kurs die passende Grundlage für den Buchungsbetrag. Ein späterer Tageskurs ist für die aktuelle Bewertung ein anderer Zweck. Gebühren in einer dritten Abrechnungswährung müssen ebenfalls getrennt nachvollziehbar sein. Die Wechselkursnotation muss klar machen, ob beispielsweise eine Einheit der Fremdwährung in Euro oder umgekehrt angegeben wird.

Vor einem erneuten Import vergleichen Sie Buchungen anhand einer Merkmalskombination: Referenz, Vorgangsart, Wertpapierkennung, Stückzahl, Betrag und Datum. Stimmen mehrere dieser Merkmale überein, klärt die Originalabrechnung, ob ein Duplikat oder zwei echte Vorgänge vorliegen. Handelstag und Valuta bezeichnen unterschiedliche Zeitpunkte derselben Transaktion; ein Eintrag je Datum darf deshalb nicht als zwei Käufe oder Verkäufe verbucht werden. Erhaltene Referenznummern und Kontozuordnung machen den Abgleich belastbar.

Wenn Stücke abweichen, verfolgen Sie die Menge rechnerisch: Anfangsbestand plus Käufe und Zugänge minus Verkäufe und Abgänge, angepasst um Kapitalmaßnahmen. Bei Cash gilt: Anfangssaldo plus Einzahlungen, Verkaufserlöse und Erträge minus Käufe, Gebühren, Steuern und Auszahlungen. Stimmen Sie Wertpapier- und Cashseite separat ab. Ein Verkauf kann in der Stückzahl korrekt sein und dennoch einen Cashfehler enthalten, wenn Gebühren fehlen.

Lösen Sie eine Differenz anhand der Abrechnungen und Kontobelege auf: mögliche Ursachen sind ein offener Abrechnungsvorgang, eine fehlende Dividende, eine Kapitalmaßnahme, eine falsch zugeordnete Kennung oder eine Doppelbuchung. Stimmen Sie die konkrete Bewegung mit Betrag, Datum und Beleg ab und berichtigen Sie deren Zuordnung. Ein Bestand wird nicht manuell auf einen Sollwert gesetzt, solange die verursachende Bewegung ungeklärt ist. Eine notwendige Anfangsbestandskorrektur erhält Stichtag und Beleg, damit die Historie den tatsächlichen Kenntnisstand zeigt.

Nach jeder Importgruppe gleichen Sie mindestens vier Größen ab: Stückzahl je Wertpapier, Cash je Konto, Summe der Erträge und Summe der Abzüge. Verwenden Sie dabei denselben Stichtag wie auf dem Kontoauszug. Suchen Sie nicht nach centgenauer Übereinstimmung, bevor Sie Rundungsregeln und Währungsumrechnung geprüft haben; dokumentieren Sie nachvollziehbare Rundungsdifferenzen, statt sie mit Buchungen ohne Beleg zu überdecken.

Für einen nachvollziehbaren Kontrolllauf halten Sie den importierten Zeitraum, die Zahl der Abrechnungen, erkannte Duplikate und verbleibende Abweichungen fest. Korrigieren Sie zuerst die Quelle oder Zuordnung, dann wiederholen Sie nur den betroffenen Importbereich. Ein vollständiger Neubau kann korrekte alte Einträge beschädigen. Die technische Feldzuordnung von CSV-Dateien gehört zur Formatauswahl für Import und Export; für das Zusammenführen mehrerer Konten ist außerdem der Ratgeber mehrere Depots und Konten zusammenführen hilfreich.